GDPR και eCommerce: Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε

Τι είναι το GDPR ;

Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων ( γνωστός και με τα αρχικά του ως GDPR) είναι ένας νόμος της Ευρωπαϊκής Ένωσης που ρυθμίζει την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. O στόχος της νομοθεσίας αυτής είναι αφενός να προστατεύσει τα δικαιώματα των ατόμων σχετικά με τα προσωπικά τους δεδομένα και αφετέρου να ενισχύσει την εμπιστοσύνη τους στις επιχειρήσεις , αλλά και στον ευρύτερο δημόσιο τομέα, που επεξεργάζονται τα δεδομένα τους.

Ο GDPR εφαρμόζεται σε όλες τις επιχειρήσεις & οργανισμούς, ανεξαρτήτως μεγέθους, που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα ατόμων που βρίσκονται στην Ευρωπαϊκή Ένωση, ανεξάρτητα από την τοποθεσία της επιχείρησης. Αυτό φυσικά περιλαμβάνει επιχειρήσεις που λειτουργούν eshop που για την ολοκλήρωση μιας παραγγελίας είναι απαραίτητη η αποθήκευση κάποιων προσωπικών δεδομένων των πελατών.

Για να συμμορφωθεί με τον GDPR, ένα eshop πρέπει να λάβει απαραιτήτως , θα εξετάσουμε στην συνέχεια σε βάθος το γιατί, τα ακόλουθα μέτρα:

Δημιουργία μιας πολιτικής απορρήτου που να εξηγεί με σαφή και αναλυτικό τρόπο πώς το eshop συλλέγει, χρησιμοποιεί αλλά και διαθέτει τα όποια προσωπικά δεδομένα των πελατών. Η πολιτική απορρήτου πρέπει απαραιτήρως να είναι σαφής και ευκόλως κατανοητή στους επισκέπτες – χρήστες , ενώ ταυτόχρονα πρέπει να παρέχει στους πελάτες πληροφορίες για τα ακόλουθα:
- Τις κατηγορίες προσωπικών δεδομένων που συλλέγει το eshop. Αναλυτικά και κατηγοριοποιημένα
- Γιατί το eshop συλλέγει τα προσωπικά δεδομένα. Ποιος είναι ο σκοπός της συλλογής τους;
- Πώς το eshop χρησιμοποιεί τα προσωπικά δεδομένα. Τι κάνετε τα δεδομένα που συλλέγετε;
- Πώς το eshop μοιράζεται τα προσωπικά δεδομένα με τρίτους. Δίνετε σε τρίτους τα δεδομένα και αν ναι για ποιους λόγους;
- Τα δικαιώματα των πελατών σχετικά με τα προσωπικά τους δεδομένα. Τι δικαιώματα έχουν οι πελάτες σας σχετικά με αυτά τα δεδομένα;

Συλλογή συγκατάθεσης από τους πελάτες ΠΡΙΝ τη συλλογή ή την όποια χρήση των προσωπικών τους δεδομένων. Η συγκατάθεση όμως αυτή πρέπει να διαθέτει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά. Να είναι ελεύθερη, να είναι ενημερωμένη και τέλος να είναι ρητή.

Προστασία των προσωπικών δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, χρήση ή αποκάλυψη σε τρίτους. Οι επιχειρήσεις πρέπει να λαμβάνουν τα δέοντα μέτρα προκειμένου να διασφαλίσουν την ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων, όπως π.χ. με την χρήση ισχυρών συστημάτων και πρακτικών ασφαλείας όπως και την εκπαίδευση των εργαζομένων σχετικά με την ασφάλεια των δεδομένων. Μια ανάγκη που καλύπτουμε σε συνεργασία με το Πανεπιστήμιο Αιγαίου και το Εργαστήριο ΤΠΕ Ήρων με το πρόγραμμα πιστοποίησης DPO

Διατήρηση των προσωπικών δεδομένων αποκλειστικά και μόνο για όσο διάστημα είναι απαραίτητο για τους σκοπούς για τους οποίους συλλέγονται τα δεδομένα αυτά. Οι επιχειρήσεις / οργανισμοί πρέπει να έχουν μια συγκεκριμένη και ορατή στους χρήστες διαδικασία για τη διαγραφή των προσωπικών δεδομένων τους όταν αυτά δεν είναι πλέον απαραίτητα για τον αρχικό σκοπό που συλλέχθησαν.

Διαχείριση των παραβιάσεων δεδομένων. Σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων, οι επιχειρήσεις / οργανισμοί οφείλουν να ενημερώσουν τις αρμόδιες αρχές εντός 72 ωρών και τους πελάτες / χρήστες που επηρεάζονται από την παραβίαση εντός 30 ημερών. Ένα χρονικό διάστημα κομβικό στην περαιτέρω εξέλιξη καθορισμού των όποιων προβλεπόμενων ποινών.

Η συμμόρφωση με τον GDPR λοιπόν είναι μια συνεχής διαδικασία. Δεν είναι αγώνας 100 μέτρων αλλά μαραθώνιος. Ως εκ τούτου οι επιχειρήσεις / οργανισμοί οφείλουν να επανεξετάζουν τακτικά τις όποιες πολιτικές και τις διαδικασίες τους προκειμένου να διασφαλίσουν ότι παραμένουν συμμορφωμένες με τον GDPR.

Η συμμόρφωση όμως με τον GDPR είναι σημαντική για τις επιχειρήσεις / οργανισμούς που λειτουργούν ένα ηλεκτρονικό κατάστημα / eshop και για τους εξής λόγους:

Νομική συμμόρφωση: Ο GDPR είναι νόμος της Ευρωπαϊκής Ένωσης και η μη συμμόρφωση με τις επιταγές του μπορεί να επιφέρει εξοντωτικά ορισμένες φορές πρόστιμα που αγγίζουν το 4% του τζίρου μιας επιχείρησης
Προστασία των πελατών: Ο GDPR έχει σχεδιαστεί για να προστατεύει τα δικαιώματα των ατόμων σχετικά με τα προσωπικά τους δεδομένα. Η συμμόρφωση λοιπόν με τον GDPR διασφαλίζει ότι τα προσωπικά δεδομένα των πελατών θα συλλέγονται και θα επεξεργάζονται με νόμιμο και υπεύθυνο τρόπο. Κάτι που πρέπει να το δείτε ως επικοινωνιακή ευκαιρία και όχι ως αγγαρεία. Για το γιατί διαβάστε το επόμενο σημείο.
Εμπιστοσύνη των πελατών: Οι πελάτες είναι πολύ πιο πιθανό να εμπιστεύονται τις επιχειρήσεις που συμμορφώνονται με τον GDPR και όχι με όσες επιδείξουν ανευθυνότητα και αδιαφορία για την τήρηση του. Θα Βοηθά να κερδίσουν την εμπιστοσύνη των πελατών τους και κατ΄επέκταση να αυξήσουν τις πωλήσεις τους.

Η σχέση μεταξύ GDPR και eCommerce

Το ηλεκτρονικό εμπόριο (eCommerce) είναι η διαδικασία αγοράς και πώλησης αγαθών ή υπηρεσιών μέσω του διαδικτύου. Τα ηλεκτρονικά καταστήματα (eShop) είναι οι διαδικτυακές τοποθεσίες – ιστοσελίδες που επιτρέπουν στους καταναλωτές να αγοράζουν αγαθά ή υπηρεσίες από επιχειρήσεις.

Η σχέση μεταξύ GDPR και eCommerce είναι στενή. Τα ηλεκτρονικά καταστήματα επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα των πελατών τους, όπως ονοματεπώνυμα, διευθύνσεις, emails, τηλέφωνα επικοινωνίας αλλά και άλλες πληροφορίες σε σχέση με μια παραγγελία. Επομένως, οι επιχειρήσεις που λειτουργούν ηλεκτρονικά καταστήματα υποχρεούνται να συμμορφώνονται με τον GDPR και τις απαιτήσεις του.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους τα ηλεκτρονικά καταστήματα μπορούν να συμμορφωθούν με τον GDPR. Ένας τρόπος συμμόρφωσης είναι η πρόσληψη ενός υπεύθυνου προστασίας δεδομένων (DPO – Data Protection Officer).

O DPO είναι ένας επαγγελματίας που είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης της επιχείρησης / οργανισμού με τις απαιτήσεις του GDPR. Μπορεί να είναι υπάλληλος της εταιρείας / οργανισμού ή εξωτερικός συνεργάτης. Στην innovativeyear.gr αναλαμβάνουμε τόσο να αναλάβουμε τον ρόλο αυτό για λογαριασμό σας ή να βοηθούμε τον δικό σας dpo μέσω της καινοτόμας υπηρεσίας μας data protection officer assistant

Μια άλλη προσέγγιση είναι η χρήση ενός εργαλείου συμμόρφωσης με τον GDPR που μπορεί να βοηθήσει , μέχρι κάποιου σημείου, τα ηλεκτρονικά καταστήματα / eshops να αυτοματοποιήσουν, σε ένα σημαντικό βαθμό, τη συμμόρφωση τους με τον GDPR.

Η συμμόρφωση με τον GDPR μπορεί να φαίνεται μια πρόκληση για τα ηλεκτρονικά καταστήματα, αλλά είναι κρίσιμης σημασίας για τη νομική συμμόρφωση, την προστασία των πελατών και την οικοδόμηση εμπιστοσύνης που είναι ένα σημαντικό κέρδος για μια επιχείρηση / οργανισμό και παρέχει προστιθέμενη αξία σε αυτήν.

Σημαντικές διατάξεις του GDPR για το eCommerce

Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) είναι ένας νόμος της Ευρωπαϊκής Ένωσης που ρυθμίζει την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Έχει ως κύριο στόχο να διασφαλίσει τα δικαιώματα των ατόμων σε σχέση με τα προσωπικά τους δεδομένα αφενός και αφετέρου να ενισχύσει την εμπιστοσύνη τους στις επιχειρήσεις / οργανισμούς που επεξεργάζονται τα δεδομένα τους.

Τα ηλεκτρονικά καταστήματα (eShop) επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα των πελατών τους, όπως ον, διευθύνσεις, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμούς τηλεφώνου και πληροφορίες πληρωμής. Επομένως, οι επιχειρήσεις που λειτουργούν ηλεκτρονικά καταστήματα πρέπει να συμμορφώνονται με τον κανονισμό.

Οι ακόλουθες διατάξεις του GDPR είναι ιδιαίτερα σημαντικές για τα ηλεκτρονικά καταστήματα:

Δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων: Ο κανονισμός παρέχει στους υποκειμένους των δεδομένων (δηλαδή τα άτομα των οποίων τα προσωπικά δεδομένα επεξεργάζονται) μια σειρά δικαιωμάτων, όπως το δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά τους δεδομένα, το δικαίωμα διόρθωσης των προσωπικών τους δεδομένων, το δικαίωμα διαγραφής των προσωπικών τους δεδομένων, το δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας των προσωπικών τους δεδομένων, το δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων και το δικαίωμα εναντίωσης στην επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων.
Συγκατάθεση: Ο κανονισμός απαιτεί τη συγκατάθεση των υποκειμένων των δεδομένων για την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων, εκτός εάν η επεξεργασία δικαιολογείται από άλλο νόμιμο λόγο. Η συγκατάθεση πρέπει να είναι ελεύθερη, ενημερωμένη και ρητή.
Πολιτική απορρήτου: Τα ηλεκτρονικά καταστήματα πρέπει να διαθέτουν μια πολιτική απορρήτου που να εξηγεί πώς συλλέγουν, χρησιμοποιούν και διανέμουν τα προσωπικά δεδομένα των πελατών τους. Η πολιτική απορρήτου πρέπει να είναι σαφής και κατανοητή και πρέπει να παρέχει στους πελάτες πληροφορίες για τα δικαιώματά τους σχετικά με τα προσωπικά τους δεδομένα.
Ασφάλεια δεδομένων: Τα ηλεκτρονικά καταστήματα πρέπει να λαμβάνουν μέτρα για να διασφαλίσουν την ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων των πελατών τους. Τα μέτρα αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν τη χρήση ισχυρών συστημάτων ασφαλείας, την εκπαίδευση των εργαζομένων σχετικά με την ασφάλεια των δεδομένων και τη διενέργεια περιοδικών ελέγχων ασφαλείας.
Διαχείριση παραβιάσεων δεδομένων: Σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων, τα ηλεκτρονικά καταστήματα πρέπει να ενημερώσουν τις αρμόδιες αρχές εντός 72 ωρών και τους πελάτες που επηρεάζονται από την παραβίαση εντός 30 ημερών.

Η συμμόρφωση με αυτές τις διατάξεις του κανονισμού είναι σημαντική για τα ηλεκτρονικά καταστήματα για τους εξής λόγους:

Νομική συμμόρφωση: Η μη συμμόρφωση με τον κανονισμό μπορεί να επιφέρει αυστηρά πρόστιμα.
Προστασία των πελατών: Ο κανονισμός έχει σχεδιαστεί για να προστατεύει τα δικαιώματα των ατόμων σχετικά με τα προσωπικά τους δεδομένα. Η συμμόρφωση με τον κανονισμό διασφαλίζει ότι τα προσωπικά δεδομένα των πελατών θα συλλέγονται και θα επεξεργάζονται με νόμιμο και υπεύθυνο τρόπο.
Εμπιστοσύνη των πελατών: Οι πελάτες είναι πιο πιθανό να εμπιστεύονται τις επιχειρήσεις που συμμορφώνονται με τον κανονισμό. Η συμμόρφωση με τον κανονισμό μπορεί να βοηθήσει τα ηλεκτρονικά καταστήματα να κερδίσουν την εμπιστοσύνη των πελατών και να αυξήσουν τις πωλήσεις τους.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους τα ηλεκτρονικά καταστήματα μπορούν να συμμορφωθούν με τον κανονισμό. Ένας τρόπος είναι να προσλάβουν έναν υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (DPO). Ένας DPO είναι ένας επαγγελματίας που είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τον κανονισμό. Ένας άλλος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσουν ένα εργαλείο συμμόρφωσης με τον κανονισμό. Ένα εργαλείο συμμόρφωσης με τον κανονισμό μπορεί να βοηθήσει τα ηλεκτρονικά καταστήματα να αυτοματοποιήσουν τη συμμόρφωση τους με τον κανονισμό.

Πρακτικές Συμμόρφωσης

Οι πρακτικές συμμόρφωσης GDPR είναι οι ενέργειες που πρέπει να αναλάβει μια επιχείρηση για να συμμορφωθεί με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR). Ο GDPR είναι ένας νόμος της Ευρωπαϊκής Ένωσης που ρυθμίζει την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Έχει ως στόχο να προστατεύσει τα δικαιώματα των ατόμων σχετικά με τα προσωπικά τους δεδομένα και να ενισχύσει την εμπιστοσύνη τους στις επιχειρήσεις που επεξεργάζονται τα δεδομένα τους.

Οι πρακτικές συμμόρφωσης GDPR ποικίλλουν ανάλογα με το μέγεθος και τον τύπο της επιχείρησης. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες βασικές πρακτικές που ισχύουν για όλες τις επιχειρήσεις. Αυτές οι πρακτικές περιλαμβάνουν:

Δημιουργία μιας πολιτικής απορρήτου: Η πολιτική απορρήτου πρέπει να εξηγεί πώς η επιχείρηση συλλέγει, χρησιμοποιεί και διανέμει τα προσωπικά δεδομένα των πελατών της. Η πολιτική απορρήτου πρέπει να είναι σαφής και κατανοητή και πρέπει να παρέχει στους πελάτες πληροφορίες για τα δικαιώματά τους σχετικά με τα προσωπικά τους δεδομένα.
Συλλογή συγκατάθεσης: Η συγκατάθεση είναι η νομική βάση για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων των πελατών. Η συγκατάθεση πρέπει να είναι ελεύθερη, ενημερωμένη και ρητή.
Ασφάλεια δεδομένων: Η επιχείρηση πρέπει να λάβει μέτρα για να διασφαλίσει την ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων των πελατών της. Τα μέτρα αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν τη χρήση ισχυρών συστημάτων ασφαλείας, την εκπαίδευση των εργαζομένων σχετικά με την ασφάλεια των δεδομένων και τη διενέργεια περιοδικών ελέγχων ασφαλείας.
Διαχείριση παραβιάσεων δεδομένων: Σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων, η επιχείρηση πρέπει να ενημερώσει τις αρμόδιες αρχές εντός 72 ωρών και τους πελάτες που επηρεάζονται από την παραβίαση εντός 30 ημερών.

Εκτός από αυτές τις βασικές πρακτικές, υπάρχουν και άλλες πρακτικές που μπορούν να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να συμμορφωθούν με τον GDPR. Αυτές οι πρακτικές περιλαμβάνουν:

Δημιουργία ενός συστήματος διαχείρισης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα: Το σύστημα διαχείρισης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα πρέπει να βοηθήσει την επιχείρηση να παρακολουθεί και να διαχειρίζεται τα προσωπικά δεδομένα των πελατών της.
Εκπαίδευση των εργαζομένων σχετικά με την προστασία των δεδομένων: Η επιχείρηση πρέπει να εκπαιδεύσει τους εργαζομένους της σχετικά με τις απαιτήσεις του GDPR και τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να βοηθήσουν στη συμμόρφωση της επιχείρησης.
Εσωτερικός έλεγχος: Η επιχείρηση πρέπει να διεξάγει , σε τακτική βάση, εσωτερικούς ελέγχους για να διασφαλίσει ότι η επιχείρηση / οργανισμός συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του GDPR.

Προκλήσεις και λύσεις

Η συμμόρφωση με τον κανονισμό μπορεί να αποτελέσει πρόκληση για τις επιχειρήσεις, καθώς συνεπάγεται την εφαρμογή νέων διαδικασιών και πρακτικών. Οι κύριες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις περιλαμβάνουν:

Η κατανόηση των απαιτήσεων του GDPR: Ο κανονισμός είναι ένας σύνθετος νόμος με πολλές και σύνθετες απαιτήσεις. Η κατανόηση των απαιτήσεων του GDPR μπορεί να είναι δύσκολη για τις επιχειρήσεις, ιδιαίτερα για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις.
Η εφαρμογή των απαιτήσεων του GDPR: Η εφαρμογή των απαιτήσεων του κανονισμού μπορεί να απαιτήσει σημαντικές αλλαγές στις διαδικασίες και τις πρακτικές μιας επιχείρησης / οργανισμού. Οι επιχειρήσεις ενδέχεται να χρειαστεί να επενδύσουν σε νέα συστήματα και εξοπλισμό , τόσο σε επίπεδο software όσο και σε επίπεδο hardware, για να συμμορφωθούν με τον κανονισμό.
Η παρακολούθηση και η συμμόρφωση με τον GDPR: Οι επιχειρήσεις / οργανισμοί πρέπει να παρακολουθούν αδιάλλειπτα τις δραστηριότητές τους για να διασφαλίσουν ότι συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις του κανονισμού. Αυτό ενδέχεται να είναι μια απαιτητική και χρονοβόρα διαδικασία ως προς την υλοποίηση της.

Συμπεράσματα